¿Propicia usted el fraude en su empresa?

Por crudo que suene ¡Sí! Con algunas de sus acciones u omisiones, usted podría estar propiciando el fraude en su empresa.

Vale la pena aclarar que los fraudes pueden ser monetarios y no monetarios.

Los monetarios están relacionados con hurto de efectivo, ya sea de una caja chica, de un cobro realizado o de efectivo que puede estar guardado en el cajón de un escritorio, hasta la alteración de cheques o documentos de pago.

Los no monetarios pueden incluir:

• Alteración de documentos para apoderarse de producto u otros bienes promocionales correspondientes a los clientes,
• Hurto de: combustible, útiles, insumos de oficina, insumos de limpieza o cafetería,
• Reportar producto obsoleto para después hurtarlo,
• Inadecuada valuación contable para obtener beneficios subsecuentes,
• Solicitud de reembolsos de gastos improcedentes,
• Reportar un gasto mayor al que en realidad se realizó,
• No reportar ventas o garantías cobradas,
• Tomar activos para sí, sin justificar la salida de los mismos,
• Manipulación de cifras contables, entre otros.

De acuerdo con los datos publicados por la Asociación de Examinadores de Fraude Certificados (ACFE) en su 11avo estudio publicado en el año 2020, las empresas pierden el 5% de sus ganancias debido al fraude ocupacional cada año.

En comparación con empresas grandes, se detectó que en las pequeñas y medianas empresas existen de 2 hasta 4 veces más riesgo de fraude debido a manejos indebidos en:

• Facturación
• Planilla, y
• Alteración de cheques y documentos de pago

Y esto, podría explicarse a la inexistencia de un departamento de auditoría interna y/o a la falta de controles internos adecuados, existentes, funcionales y supervisados.

El 72% de fraudes son realizados por hombres y el resto por mujeres.

El 20% de los fraudes es realizado por los dueños o ejecutivos de las empresas, pero representan las pérdidas más altas en las compañías.

Y ¿cómo saber si usted propicia el fraude?

A continuación, encontrará una serie de situaciones que encajan o con la oportunidad, capacidad, racionalización o la presión que influyen en alguien para cometer fraude, 4 de los 5 elementos del diamante del fraude.

La teoría del diamante del fraude se desarrolló a raíz del Triángulo del Fraude, el cual es un modelo que explica los factores que hacen que una persona llegue a cometer fraude laboral. Estos 5 componentes llevan a un comportamiento fraudulento.

El triángulo del fraude se originó a partir de la hipótesis de Donald Cressey:

“Las personas de confianza se convierten en violadores de confianza” cuando se conciben a sí mismos teniendo un problema financiero que no es compartible, son conscientes de que este problema puede ser resuelto en secreto violando la posición de confianza financiera que tienen, y son capaces de aplicar a su propia conducta en esa situación, verbalizaciones que les permitan ajustar sus concepciones de sí mismos como personas de confianza, con sus concepciones de sí mismos como usuarios de los fondos o propiedades encomendadas”.

Oportunidad

Está relacionado con la inexistencia de controles internos adecuados, o qué éstos existan, pero nadie esté a cargo de revisar su cumplimiento y que ello, facilite cometer fraudes.

Algunos Casos en los que puede darse la Oportunidad de Cometer Fraude son: Que las Autorizaciones recaigan sobre una única persona o bien,  procesos complejos que se dejan en manos de una persona. O bien, simples procesos, como el pago de una factura, que no cumplen con toda la cadena de control interno.

Capacidad

El elemento capacidad hace referencia a encontrar el momento para perpetrar el hecho y además poder hacerlo; ya sea por  propios medios o bien, poniéndose de acuerdo con otras personas (colusión).

Algunos ejemplos de cómo usted puede propiciar la Capacidad de cometer fraude son:

• Contratar personas con un perfil más alto al requerido del puesto, es decir subemplear a la persona, o en otras palabras, contratar personas con mayores capacidades para un puesto
• Inexistencia de política de rotación de puestos o matriz de sucesión que permita una adecuada rotación y movimiento de personal, en cambio, las personas pasan eternamente en un mismo puesto.
• Confianza entre personas sobre procesos
• Deficientes o inexistentes procesos de auditoría interna y/o externa

Racionalización

La racionalización significa que quien comete el acto ilícito justifica sus actos debido a las condiciones internas que está viviendo dentro de la organización.

Algunos ejemplos de cómo usted puede propiciar que sus empleados Racionalicen el cometer fraude son:

• Inexistencia de evaluaciones que midan el clima organizacional y no se detecte ni se atienda el malestar de los empleados
• Inexistencia de una adecuada política salarial, que eviten el pago de salarios de acuerdo con compadrazgo, simpatía, tiempo de laborar y no por otros aspectos que valoren el desempeño de la persona o bien, por las bandas salariales de acuerdo al mercado
• Horarios extendidos o recarga laboral que impida a las personas realizar su vida personal o culminar sus estudios.
• Prometer descansos y no darlos.
• No dar vacaciones o no promover que anualmente sean tomadas.
• Salarios no aptos a las expectativas planteadas a los empleados (Reducción de salarios o bien, definir  objetivos inalcanzables y por tanto no se pagan las comisiones, lo que resulta en constante desmotivación)
• Alta presión por el alcance de metas.
• No revisar el logro de los objetivos previo al pago de comisiones /bonos, etc, o bien, que éstos sean revisados y autorizados por la misma área que los define y los gana.

Presión

La Presión tiene que ver con los factores que influyen para cometer un fraude; pues quien lo comete, necesita cubrir la falta de dinero u otra necesidad.

Usted podría identificar si un empleado tiene Presiones para cometer un fraude si:

• Indaga en su vida personal y se interesa auténticamente en su persona.
• Analiza el grado de endeudamiento de los candidatos antes de contratarlos y vuelve a realizar el proceso a los empleados, pues empleados con altos niveles de endeudamiento tienen mayores presiones para realizar ilícitos.

Leanos en un próximo artículo, mientras tanto, le invitamos a leer el artículo previo: Auditor Interno, Guardián de Su Empresa. 

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